10 feb Objectives and Key Results
Auteur: Erwan Vrignaud
Leestijd: 25 minuten
Wat zijn OKRs?
Objectives and Key Results (OKR) is een kritisch denkkader en doelgerichtheidsmethodologie die bedrijven helpt om doelen op elkaar af te stemmen en ervoor te zorgen dat iedereen samenwerkt aan doelen die er echt toe doen. OKRs kunnen worden geïmplementeerd met behulp van spreadsheets, of vaker, met OKR-software.
Deze pagina geeft een goed overzicht van OKRs. Ik neem stapsgewijs de belangrijkste punten door.
Wat zijn OKRs? De OKR-methodologie is een eenvoudig proces voor het vaststellen en afstemmen van bedrijfs- en teamdoelen (Doelstellingen) en het verbinden van elke doelstelling met 3 tot 5 meetbare resultaten (Key Results) om de voortgang te meten.
- Verhoog bijvoorbeeld de omzet van X naar Y.
- Verlaag bijvoorbeeld de kosten van X naar Y.
- Verbeter de efficiëntie van een proces tot X%.
Belangrijke resultaten kunnen worden gemeten op een schaal van 0-100% of een numerieke eenheid (bijvoorbeeld: eurobedragen, %, items, enz.).
Wanneer er vooruitgang wordt geboekt op elk Key Result, gaat de voortgang van de Objective op een schaal van 0-100% vooruit. Objectives worden ook ondersteund door wekelijkse activiteiten en initiatieven (Plannen) die je neemt om de voortgang van een doelstelling te bevorderen. Plannen moeten wekelijks worden gemaakt en worden gekoppeld aan de Objectives.
Voorbeeld OKRs
Laten ik een aantal voorbeelden noemen van goede OKRs.
Voorbeeld 1:
Objective: Laat ons bedrijf viraal gaan
Goede Key Results:
1. Genereer 100.000 views op ons Youtube kanaal
2. Krijg 10.000 nieuwe volgers op Instagram
3. Verhoog het organische zoekverkeer naar onze website met 20%
De Objective is ambitieus en beweegt het bedrijf vooruit, terwijl de KRs numeriek zijn en objectief het succes van de algemene doelstelling kan meten. Slechte Key Results voor deze doelstelling zijn:
Slechte Key Results:
1. Maak video’s voor Youtube,
2. Krijg meer Instagram-volgers
3. Seo verbeteren
Voorbeeld 2:
Doelstelling: Nieuw product ontwerpen, maken en lanceren
Belangrijkste resultaten:
1. Interview 50 bestaande klanten over wat ze graag zouden willen zien voor een nieuwe productlijn
2. Nieuw product maken
In dit geval kan de OKR wel wat werk gebruiken. De doelstelling is waarschijnlijk niet mogelijk om in één kwartaal te bereiken. En terwijl de eerste KR is goed, is het tweede te vaag en niet goed afgebakend.
Voorbeeld 3:
Doelstelling: Nieuwe uitgaande e-mailcampagne implementeren
Belangrijkste resultaten:
1. E-mailkopie schrijven om naar uitgaande leads te verzenden
2. Een lijst met uitgaande leads ophalen
3. E-mail verzenden naar iedereen op de lijst
Dit moeten we niet beschouwen als een OKR, maar eerder als een project met een takenlijst. Doelstellingen zijn ambitieuze doelen en KR’s zijn een kwantificeerbare meting van dat doel. OKRs dienen als een doel stellen methodologie. Maar voordat je hiermee gaat werken moet je echt begrijpen wat de term “objective” eigenlijk betekent. Je hebt waarschijnlijk gehoord van verschillende termen zoals Objectives, OKRs en Key Performance Indicators (KPI’s), etc. Vaak worden deze termen door elkaar gehaald en dat is begrijpelijk want ze hebben veel overeenkomsten. Maar laten we ze even snel doornemen om verwarring te voorkomen.
Wat zijn Objectives?
Objectives in een bedrijf zijn doelstellingen die een bedrijf van plan is te gaan bereiken in de toekomst. Het doel is het resultaat dat je wilt behalen. In de kern gaan doelen over betrokkenheid. Ze geven een bedrijf richting en helpen je te concentreren op wat echt belangrijk is. Doelen kunnen overkoepelend zijn (directioneel) en zich richten op de grootste doelstellingen van het bedrijf (ook bekend als bedrijfsdoelen), of operationeel en focus op functie specifieke prioriteiten op teamniveau. Doelen moeten bekend zijn bij iedereen in het bedrijf en geplande initiatieven moeten helpen jouw team de doelen te bereiken.
KPI’s versus Objectives?
KPI’s, statistieken en Objectives zijn belangrijke termen om te begrijpen hoe het met jouw bedrijf gaat. KPI en Metrics zijn bedrijfsmetingen en betekenen hetzelfde. Het bijhouden van KPI’s van het bedrijf helpt je te begrijpen of het bedrijf in een gezonde staat is of niet. Het is belangrijk om te bepalen welke zaken je moet meten in jouw bedrijf.
Objectives (Doelen) zijn prestatieniveaus die je instelt voor jouw KPI’s. Verkopers kunnen bijvoorbeeld een doel instellen voor het aantal klantvergaderingen dat ze per maand nodig hebben. Terwijl de statistiek het getal is dat ze daadwerkelijk hebben bereikt.
Het verschil tussen Objectives en KPI’s is dat een doel iets is dat je wilt bereiken, terwijl de KPI’s laten zien waar je je op dat moment bevindt en welke getallen je dagelijks moet bereiken om het bedrijf draaiende te houden. Als kpi’s van het bedrijf goed presteren, hoeft je geen extra acties op te ondernemen. Objectives zijn zaken die in de schijnwerpers staan en kunnen via verschillende wegen worden gerealiseerd. KPI’s vertegenwoordigen de huidige situatie, terwijl doelen je in de richting wijzen waar je naartoe wilt.
Je Objectives zijn gesteld, wat nu?
Doelen worden voortgedreven door plannen te maken. Als doelen antwoord geven op de waar-vraag, dan zijn initiatieven het antwoord op de hoe-vraag. De term initiatieven wordt graag gebruikt, maar je kan ook termen gebruiken als – plannen, taken, (kern)acties, projecten, etc. Initiatieven zijn belangrijk, want als je je niet richt op je doelen en geen plan hebt om ze te bereiken, dan is er een grote kans dat je gaat falen. Wanneer je doelen niet vooruitgaan, moet je veranderen wat je doet of nieuwe initiatieven proberen. Het is cruciaal om een bereidheid en open mentaliteit te hebben om methoden te veranderen of nieuwe dingen in jouw bedrijf te proberen wanneer je het naar nieuwe hoogten probeert te bereiken.
Wat OKRs niet zijn…
Nu u een goed begrip hebt van wat statistieken, KPI’s en doelen zijn, laten we eens kijken naar wat OKRs niet zijn.
OKRs zijn geen KPI’s
KPI’s (Key Performance Indicators) worden vaak gebruikt om omzetdoelstellingen, groei- of prestatieverwachtingen vast te stellen (aantal gesloten deals, verkeer naar de website, dagelijkse actieve gebruikers, aantal nieuwe betalende klanten, enz.). Dus laten we zeggen dat als je € 100.000 wilt verdienen in drie maanden en dat is stijging van 30% t.o.v. het vorige kwartaal, dan spreken we van een KPI. Maar gewoon dromen over getallen zal niet werken, dus wat heb je daadwerkelijk nodig om te verbeteren, vast te stellen of te innoveren in jouw bedrijf om dat aantal te bereiken? En wat zou je regelmatig moeten meten om te weten of dit gaat halen? Dit is de focus van jouw OKR.
Met OKRs definieert je een verbetergebied of een probleem dat moet worden opgelost en stel je belangrijke resultaten in die jouw voortgang naar de doelstelling meten.
Voordelen van OKRs
Met OKRs kun je de belangrijkste doelen in jouw organisatie op een georganiseerde, gerichte en transparante manier instellen en communiceren. OKRs zijn vooral goed als je team groeit, je oude methoden niet meer productief zijn, of je hebt een probleem met het bereiken van doelen en productiviteit. Ongeacht jouw uitgangspunt is het belangrijkste voordeel van het gebruik van OKRs in een bedrijf dat iedereen precies weet wat ze moeten doen en dat leidt vaak tot gemotiveerde werknemers.
Aan de slag met OKR
De basis OKR-structuur is vrij eenvoudig en makkelijk gestroomlijnd. Je kan OKRs definiëren in een spreadsheet of speciale OKR-software. Volg deze 5 stappen als je aan de slag gaat.
1. Stel je Objectives in
Als je begint met het instellen van jouw eerste OKRs, begin dan met het definiëren van een doelstelling voor jouw bedrijf. Het mogen er meer zijn maar niet te veel of verdeel deze onder bij verschillende afdelingen. Communiceer en leg deze doelstelling uit aan jouw functionele teams (bijvoorbeeld Productontwikkeling, Marketing, Sales, enz.) en vraag de teams om hun bijdragende doelstellingen in te stellen die moeten worden afgestemd op de doelstelling van het bedrijf. Elk team moet nadenken over hoe ze kunnen helpen om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Vergeet niet dat doelstellingen ambitieus, kwalitatief, tijdgebonden en bruikbaar moeten zijn.
2. Definieer jouw Key Results
Onder elk team plaats je meetbare key results. De taak van Key Results is om te meten hoe dicht je bij het bereiken van je teamdoelstelling komt. De bedrijfsdoelstellingen hebben geen Key Results nodig, omdat deze doelen worden doorgeschoven naar de team-OKRs. Door de focus op Key Results te houden drijft je de Objective vooruit. Key Results kunnen gebaseerd zijn op groei, prestaties, inkomsten of betrokkenheid.
3. Jouw OKRs bijwerken
Hoewel je elk kwartaal de team-OKRs moet instellen, is het belangrijk om elke week jouw OKRs opnieuw door te nemen. Op deze manier zorg je ervoor dat je op schema blijft met jouw doelen en indien nodig feedback kan geven aan teamleden.
4. Plan uw activiteiten
Het is ook belangrijk om OKRs op te nemen in jouw wekelijkse activiteiten. Elke week na te denken over op welke projecten je moet richten om die doelstellingen te bereiken. Op deze manier zie je hoe al jouw inspanningen je helpen om jouw doelen te bereiken.
5. Bekijk jouw OKRs
Aan het einde van het kwartaal moet elk team dan terugkijken op de prestaties van hun OKRs. Kijk wat je goed hebt gedaan en wat je mogelijk kan verbeteren. Van daaruit kun je verder gaan met het plannen van de volgende OKRs van jouw team.
Goede doelstellingen schrijven
Hoe schrijf je een goede doelstelling voor jouw OKRs?
Voor het schrijven van een OKR moet je goed in kaart hebben van wat je wilt gaan bereiken. Focus eerst op je doelstelling. Denk aan de potentiële doelstellingen die je wilt bereiken dit kwartaal, en stel jezelf de volgende vragen:
1. Draagt de Objective bij aan het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen?
2. Is de doelstelling inspirerend?
3. Levert deze doelstelling bedrijfswaarde op?
4. Is deze doelstelling echt haalbaar in een kwartaal?
5. Is dit objectief de beste oplossing voor de problemen die ons team heeft?
6. Is deze doelstelling bruikbaar en haalbaar?
Key Resulks instellen
De Key Results meten hoe dicht jij jouw kwartaaldoelstellingen bereikt. Na het analyseren van jouw belangrijkste prioriteiten en de beslissing om te concentreren op een bepaalde doelstelling, moet je vervolgens gaan beslissen over jouw belangrijkste resultaten. Vergeet niet; Key Results zijn de manier waarop je jouw doelstelling kan meten. De Key Results moeten specifiek, meetbaar (kwantificeerbaar), haalbaar, uitvoerbaar, objectief beoordeeld en misschien moeilijk maar niet onmogelijk zijn.
OKR-beoordelingsproces
Het OKR-beoordelingsproces is natuurlijk nodig om nieuwe kennis te kunnen opdoen en het proces bij te sturen of te verbeteren. Zonder teambeoordelingen is het moeilijk om te weten of je op schema bent. Om goede beslissingen te kunnen nemen over de toekomstige richting en focus van het bedrijf, moeten bekijken wat we eerder hebben gedaan en bereikt. In de regel kunnen doelstellingen worden vastgesteld op twee primaire niveaus: bedrijfsniveau (voor overkoepelende richtingsdoelen) en teamniveau (voor bruikbare doelstellingen en kernresultaten). Grotere bedrijven kunnen profiteren van het extra niveau van afdelingen, of teams. Het afdelingsniveau is niet nodig voor kleine tot middelgrote bedrijven. Hoewel de OKR-structuur vrij eenvoudig is, betekent dat niet dat ze eenvoudig te implementeren zijn. Meestal duurt het 2-4 kwartalen voor bedrijven om de OKR methode op de juiste manier te integreren in het bedrijfsproces. Begin met het instellen van jouw OKRs voordat het kwartaal begint! Dit is vooral belangrijk voor de doelstellingen op bedrijfsniveau. OKRs kan veel tijd, planning en overleg in beslag nemen (vooral als het de eerste keer is dat je ze instelt). Het is het beste om ruim op tijd te beginnen met het plannen, ideaal is een paar weken voor het begin van het kwartaal. Op die manier bent je op tijd klaar om van start te gaan wanneer het kwartaal begint.
Bekijk de OKRs met jouw bedrijf
Houd bedrijfs-brede beoordelingen aan het einde van het kwartaal. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen deelneemt aan het beoordelingsproces. Op die manier kan iedereen zien hoe ver het team is gekomen. Het kan ook nuttig zijn om te werken met een OKR Manager om te zien hoe het gaat en wat beter kan. Het is ook een goede gewoonte om een herziening te houden in het midden van het kwartaal. Op deze manier kan je ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit en eventuele problemen aanpakken voordat het te laat is. Teams moeten hun OKRs bekijken en alle geleerde lessen opschrijven. Teammanagers moeten deze informatie synthetiseren en delen tijdens de bedrijfs-brede beoordeling.
Veelvoorkomende OKR-fouten
Jouw doelstellingen zijn te uitdagend of niet uitdagend genoeg
Je zou kunnen denken dat het halen van 100% van de Objectives voor jouw team een geweldige overwinning is! Dit betekent meestal in de praktijk dat de doelen die waren gesteld te makkelijk waren. Doelstellingen moeten ambitieus zijn, maar ook weer niet zo moeilijk dat het behaalde resultaat in geen velden of wegen haalbaar is. Dit werkt verlammend en contraproductief. Als de Objectives goed staan ingesteld wordt meestal 70 tot 80% bereikt wat voor werknemers aanvoelt als een rapportcijfer 7 of 8. Daar kun je trots op zijn en er blijft altijd ruimte over voor verbetering. Je moet de voortgang van jouw Key Results regelmatig bijwerken. OKRs moeten elke week worden besproken. Maak een wekelijks ritueel rond OKRs om ze met je team te bekijken. Anders loop je het risico dat je te laat opmerkt dat je van het spoor af raakt en niet meer kan bijsturen.
Je hebt te veel Objectives of Key Results
Te veel Objectives of Key Results kunnen de focus verzwakken op de zaken waar de prioriteiten liggen. Teams moeten maximaal 3 Objectives per kwartaal hebben met maximaal 3-5 Key Results per doelstelling. Op die manier zal de hoeveelheid werk veel beheersbaarder en veel minder verwarrend zijn.
Jouw Key Results zijn niet meetbaar
De Key Results (KR) moeten numeriek zijn. Deze data maakt het mogelijk om de voortgang naar jouw doelstelling te volgen. Key Results helpen je om te definiëren hoe succes eruitziet. Het is belangrijk om te onthouden dat Objectives jouw ambitieuze doelen definiëren en dat de Key Results het instrument is om te meten of deze daadwerkelijk verwezenlijkt wordt. In navolging van deze gegevens worden, indien nodig, plannen en initiatieven opgesteld om het proces te beïnvloeden.
Niet het grote plaatje in gedachten houden
Dit probleem komt wanneer de Objectives op teamniveau niet zijn afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen; of wanneer individuele wekelijkse plannen niet bijdragen aan het bereiken van teamdoelstellingen. Het management moet communiceren met teamleiders over de rol die hun team speelt in het grotere geheel en medewerkers moeten begrijpen hoe hun activiteiten helpen bij het bereiken van teamdoelen en de bedrijfsdoelstellingen. Zorg ervoor dat je een vergadering hebt wanneer OKRs worden gemaakt zodat iedereen in een uniforme richting beweegt.
Hoe een geschikt OKR-team samen te stellen
Pilot Team
Door je maar op één team te richten, kun je alle knikken in je cyclus uitwerken voordat je het aan iedereen voorstelt. Ook krijg je een mini-versie van hoe je OKR-niveaus eruit zullen zien, wanneer dit wordt uitgerold in de rest van het bedrijf.
Alleen teamleiders
Door OKRs te starten met alleen teamleiders los je afstemmingsproblemen op teamniveau en kunnen sneller overkoepelende bedrijfsdoelen worden uitgerold. Het voordeel van deze aanpak is dat dit door enkele hoofdaansprakelijk te stellen een mentaliteitsverschuiving teweegbrengt. Mits goed toegepast is deze aanpak vaak effectief gebleken voor grote organisaties. Als de leiders van het team goed worden geleid zal iedereen zien dat dit framework werkt en serieus moet worden genomen.
Iedereen
Iedereen tegelijk OKRs laten gebruiken kan bij grote bedrijven ongelooflijk ontmoedigend zijn, maar is wel degelijk geschikt voor mbk’s of bedrijven met platte hiërarchieën. Het duurt 2 tot 3 kwartalen om de waarde van OKRs volledig te zien, dus iedereen aan de slag krijgen betekent eerder resultaten zien.
In de praktijk
Wanneer je begint met OKRs, is het belangrijk om te onthouden dat je je alleen moet richten op een paar doelstellingen (max. 3) op hoog niveau. Bespreek deze met managers, teamleiders en wie er nog meer betrokken is zodat bij het opstellen van de OKRs iedereen het eens is over de belangrijkste doelen voor het bedrijf.
Voorbeeld:
Stel dat je een evenement organiseert. Er zijn een reeks taken die moeten worden gedaan om dit te doen, bijvoorbeeld, je moet wellicht een locatie huren, een band boeken, iemand organiseren om te hosten, catering huren, enz. Dit zijn taken, geen Key Results. Jouw Key Results moeten de impact van de hele gebeurtenis meten. Jouw Key Results kunnen bijvoorbeeld zijn:
- 2000 tickets te verkopen
- Minimaal een 4,5/5-beoordeling van TripAdvisor
- Exposure te krijgen bij minstens 3 verschillende nieuwskanalen
- De omzet uit horeca moet minstens € 40.000 bedragen
De laatste stap voor het afronden van OKRs is een laatste ronde feedback waarin Objectives en Key Results kunnen worden toegevoegd, verwijderd of gewijzigd.
Wekelijkse check-ins
Het is zeer belangrijk dat een OKR check-in proces wordt geïmplementeerd en nauwlettend gevolgd. Dat betekent dat teams wekelijkse check-ins moeten hebben om te zien hoe hun Objectives (Doelstellingen) vorderen. Wacht niet tot het einde van het kwartaal om dit te doen, omdat OKRs een continu evaluatieproces zijn. Als niemand hierop toeziet zullen OKRs in de vergetelheid raken en is al het harde werk om dit op te stellen voor niets geweest. Bijkomend nadeel is dat de persoon die de OKRs heeft opgesteld hierna minder serieus zal worden genomen. Begrijpelijk.
Goede vragen om te stellen in een team:
- Hoe presteerde je team?
- Hoe groot was de bijdrage van de Team Objectives aan het overkoepelende bedrijfsdoel?
- Waren de OKRs een goede keuze voor het team?
- Hebben ze ook daadwerkelijk geholpen het team de doelen te laten realiseren?
- Wanneer de OKRs niet zijn behaald, waarom dan?
- Wat waren de uitdagingen dit kwartaal?
- Wat kan beter worden gedaan de volgende keer?
- Wat zijn enkele ideeën voor het komende kwartaal?
- Waren de KRs de doelstelling vooruit?
- Is er ruimte voor betere KRs volgend kwartaal?
Goede vragen voor bedrijfsreview:
- Hoe heeft het bedrijf vooruitgang geboekt bij het bereiken van bedrijfsdoelstellingen?
- Waren de resultaten bevredigend?
- Welke teams presteerden het beste?
- Hoe ondersteun je teams die niet geslaagd zijn?
- Voelde de teams gemotiveerd door te werken met hun OKRs?
- Was de focus duidelijk voor iedereen?
- Wat zijn de belangrijkste lessen van dit kwartaal?
- Wat kan het bedrijf verbeteren in hun OKR-instelling en -proces?
Conclusie
Wanneer OKRs goed worden toegepast zullen ze voor nagenoeg ieder bedrijf een aanwinst zijn. Zelfs een zzp’er kan voor zichzelf OKRs opstellen en met genoeg discipline grote voporuitgang boeken. Voor het in kaart brengen en monitoren van OKRs zijn diverse softwareapplicaties verkrijgbaar, de ene gebruiksvriendelijker en professioneler dan de andere. Ervaringen van bedrijven die met OKRs werken leren dat als ze eenmaal zijn geïntroduceerd ze een vast onderdeel worden van de bedrijfsvoering. De transparante en gebruiksvriendelijkheid van deze techniek en uiteraard de behaalde successen worden door velen gewaardeerd.
